Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb betreiben wir unsere Aktivitäten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz von personenbezogenen Daten und zur Datensicherheit. Wir möchten Sie nachfolgend darüber informieren, welche Daten wir von Ihnen im Rahmen des Hinweisgeberschutzes und unseres entsprechenden Meldeportals verarbeiten.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung nach DSGVO

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter sind die:

STF Gruppe GmbH
Wierlings Esch 14
48249 Dülmen
Tel.: +49 2594 5093 110
Fax.: +49 2594 5093 129
E-Mail: info@stf-gruppe.de

Datenschutzbeauftragter

Dennis Esser
STF Gruppe GmbH
Wierlings Esch 14
48249 Dülmen
E-Mail: datenschutz@stf-gruppe.de

Was sind personenbezogene Daten?

Der Begriff der personenbezogenen Daten ist im Bundesdatenschutzgesetz und in der EU-DSGVO definiert. Danach sind dies Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fällt also beispielsweise Ihr bürgerlicher Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum.

Hinweisgeberschutz

Beschreibung und Zweck

Die Datenverarbeitung im Hinweisgeberportal erfolgt ausschließlich durch freiwillige Angaben, die Sie als meldende Person aktiv eingeben. Es werden keine personenbezogenen Daten automatisiert erfasst oder weitergeleitet. Eingegebene Daten können enthalten:

Rechtsgrundlage

Im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten wird diese im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutz auf die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO gestützt werden (vgl. auch § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes können sich nun auch Unternehmen mit durchschnittlich mehr als 50 Mitarbeitenden auf die gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung stützen, da sie fortan ebenfalls zur Implementierung eines Hinweisgebersystems verpflichtet werden. Ferner können sich Unternehmen auch auf die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO berufen. Das berechtigte Interesse des Unternehmens überwiegt auch das Interesse der betroffenen Personen, da das Unternehmensinteresse, illegale Aktivitäten und Machenschaften (z.B. Betrug, Korruption, Geldwäsche, Insiderhandel) einzuschränken, regelmäßig das Interesse der betroffenen Person überwiegt.

Dauer

Die Meldungen werden gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG für drei Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist kann sich verlängern, wenn das HinSchG oder andere Gesetze dies erforderlich machen. Im Hinweisgeberschutz Portal werden die Daten für 180 Tage gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht.

Empfänger

Aufgrund der Vertraulichkeit werden die Daten durch ein kleines internes Team verarbeitet. Eine Externe Verarbeitung der Daten findet nicht statt. Somit bleiben die Daten bei der Nutzung des Hinweisgeberportals innerhalb der STF.

Drittlandsübermittlung

Eine Drittlandsübermittlung findet nicht statt.

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gesetzlich erforderlich, da diese Bereitstellung in § 10 Hinweisgeberschutzgesetz vorgeschrieben ist, soweit die Voraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sind. Eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung existiert nicht. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Bei einer Nichtbereitstellung kann unser Unternehmen seine gesetzlichen Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht erfüllen.

Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf des Meldeportals erfasst die STF Gruppe GmbH mittels des Tools Hinweisgeberschutz Portal durch ein automatisiertes System Daten und Informationen. Diese werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Folgende Daten können hierbei erhoben werden:

  1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  2. Die IP-Adresse des Nutzers
  3. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  4. Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Webseite aufgerufen werden

Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur so lange, wie dies zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, soweit dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der für die Verarbeitung verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Sobald der Speicherungszweck entfällt oder eine durch die genannten Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig gesperrt oder gelöscht.

Rechte der betroffenen Person

Auskunftsrecht gem. Art. 15 DSGVO

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO

(1) Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  1. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
  2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  3. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  4. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  6. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

(2) Hat der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.

(3) Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

  1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
  3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i) sowie Art. 9 Ab. 3 DSGVO;
  4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das in Abs. 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen:

  1. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  3. der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Recht auf Unterrichtung gem. Art. 19 DSGVO

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

  1. die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruht und
  2. die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht zu erwirken, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen zu einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der, aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf, erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gem. Art. 77 DSGVO

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 77 DSGVO.

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtlicher Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

  1. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
  2. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
  3. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a) oder g) gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in a. und c. genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

Schluss

Die STF Gruppe GmbH behält sich sämtliche Rechte vor, um Änderungen und Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen.